Genom att använda en kalender på rätt sätt kan man som företagare bli mer effektiv när det kommer till att planera sin tid. Oavsett om du har den i digital eller fysisk form, så borde denna grundprincip implementeras: att bara använda din kalender för åtaganden som ska utföras under en viss dag.Sådant som bokade möten och deadlines bör finnas med i kalendern, skriver Driva Eget. Uppgifter som du inte behöver göra idag, utan kan flyttas till en annan dag ska däremot skrivas upp på att-göra-listan. Även om det är en viktig uppgift så ska kalendern inte heller bli överfull av onödiga åtaganden som inte behöver bli färdiga under en specifik dag. På så sätt kommer du inte heller att glömma bort en uppgift som inte hann bli färdig under en viss dag. Kalendern ska ge dig en kort överblick över vad som behöver göras, inte innehålla en detaljerad att-göra-lista.Om du skulle vara en person som gillar att planera dagen i detalj så kan du för all del planera detta i ett dagsschema, det skall dock inte förväxlat med kalendern som är betydligt mer långsiktig och absolut. Att planera dagen mer detaljerat har sina fördelar då det kan minska multitaskandet men det på bekostnad av flexibiliteten. Det gäller att hitta system som fungerar för dig.
Välja kalender
Med hjälp av digitala kalendertjänster som erbjuds genom företag som Microsoft och Google kan du effektivisera din kalender ännu mer. Du kan få tillgång till kalendern dygnet runt genom att koppla den till mobiltelefonen eller surfplattan. Därmed kan du snabbt uppdatera med nya möten när du befinner dig på resande fot. Det som även är bra med digitala kalendrar är att du regelbundet kan lägga in olika påminnelser för dina åtaganden.
En papperskalender kan bidra till att ge dig en bättre översikt än den digitala motsvarigheten. Vissa tycker till exempel om att ha en kalender med en vecka på varje uppslag för att enkelt få en överblick över den kommande veckan. Papperskalendern är också enkel att anteckna i överallt, även på ställen där du inte kan använda din telefon eller dator. En populär typ av kalender är de från Moleskine. Märket är känt för sin höga standard. Utöver de vanliga dag- och veckokalendrarna finns även Moleskine Professional som är perfekt för dig som vill ha en kalender som är anpassat för företagare eller jobb i allmänhet.Vid val av kalender kan det även vara bra att tänka över val av penna. Även om det oftast finns en penna någonstans omkring så är det alltid bättre att ha någon penna som kan förvaras i eller vid kalender. Moleskine har precis som de flesta andra kalendertillverkarna sina egna alternativ, designade just för det ändamålet.
Standardformuleringar
Har du lite svårt att skilja mellan bokningar, möten och annat i din kalender? Då kan ett bra knep vara standardformuleringar. Du kan till exempel skriva formuleringen ”Möte med…” för varje bokat möte eller ”Deadline…” för varje tidsbestämt projekt. Då kommer du att ha ett hum om vad som behöver göras under en dag när du skummar igenom kalendern. Om man vill kan man dessutom ta det steget längre och färgkoda varje inbokning med överstryktningspennor.
